Jak być organizacją skuteczną i stabilną?

Właściciele i zarządy firm często zadają pytania o to, skąd można się dowiedzieć, czy organizacja osiągnie sukces i w jaki sposób go ocenić, w czasie cyklicznego podsumowania efektywności wyników? Szukając odpowiedzi na te pytania, prezentują dane, analizują trendy, pokazują wykresy i omawiają raporty eksperckie dotyczące osiągniętych założeń oraz posiadanego potencjału. Wszystko po to, aby mieć świadomość tego, czy ostatnie działania zakończone powodzeniem, mogą sprawić, że firma w dłuższej perspektywie czasu będzie mogła cieszyć się dobrymi wynikami.

Aby odpowiedzieć na to pytanie, istotne jest więc skupienie się na dwóch zagadnieniach: skuteczności i organizacji. Analizując literaturę i korzystając z obserwacji funkcjonowania firm, można zauważyć, że przedsiębiorstwa zarówno na poziomie operacyjnym, jak i na poziomie zarządczym nie działają efektywnie. Podejmowane działania projektowe, czy działania procesowe są mało skuteczne. Osoby zarządzające znają intuicyjne umiejętności zarządcze i co więcej, nie są świadome możliwości zarządzania na wyższym poziomie. Podobnie osoby zarządzane, wykonujące działania operacyjne nie umieją zarządzać efektywnie swoją pracą i zgłaszać możliwości doskonalenia tej pracy.

Obie grupy tj. zarządzający i zarządzani tworzą bariery nie do przejścia. Wynika to z ich świadomości dotyczącej tego, w jaki sposób ich działania mogą być efektywne. Dając wskazówki zarówno dla osób zarządzających, jak i dla osób zarządzanych, adekwatne dla bieżącego poziomu rozwoju organizacyjnego można zwiększyć skuteczność działań. Projekty mogą być kończone na czas, z założonym wynikiem i bez wyczerpania dla osób w nich uczestniczących. Procesy mają szansę zostać wykonywane z lepszą jakością, większą efektywnością i na czas. Wymaga to jednak sporego nakładu pracy, zaangażowania i dobrego planu działania.

Współczesne organizacje są na bardzo różnych poziomach rozwoju i często nie są tego świadome. Najczęściej zdają sobie sprawę, że ich działanie wymaga dużo wysiłku, ale nie wiedzą, czy możliwe jest działanie bardziej efektywne i co mogłoby im pomóc, aby działać z mniejszym nakładem pracy lub osiągać lepsze rezultaty przy tym samym poziomie obciążenia.

Jest to ważne zagadnienie, ponieważ pozwala rozwijać się organizacjom i działać w sposób stabilny. Przedsiębiorstwo posiadające większą skuteczność organizacyjną jest lepszym miejscem pracy zarówno dla osób zarządzających, jak i dla pracowników. To, co można osiągnąć dzięki większej skuteczności organizacyjnej, jest zależne od organizacji. Najczęściej jest to poprawa wyników finansowych, ale też stabilniejszy portfel zamówień, czy sprawniejsze zarządzania procesami, usprawnienie komunikacji, etc.

Cele do osiągnięcia są różne dla każdej organizacji, ponieważ sukces jest określany indywidualnie przez właścicieli oraz interesariuszy. Bazując na literaturze i obserwacjach można jednak zaproponować uniwersalne mierniki do pomiaru skuteczności organizacyjnej.

Wybierając te, a nie inne mierniki można wskazać charakterystyczne elementy organizacji, które zmieniają się w sposób ciągły, w zależności od stopnia jej rozwoju. Wiążą się one z poziomami:

Podstawą rozwoju organizacji jest jasna i przejrzysta struktura organizacyjna dopasowana do jej potrzeb. Aktualne i przyszłe wymogi organizacji generują potrzebę tworzenia i nieustannego aktualizowania struktury organizacyjnej oraz wskazania podziału zakresu zadań i obowiązków pomiędzy pracownikami. Niezbędne do pracy nad strukturą jest przeprowadzanie audytu z kluczowymi pracownikami przedsiębiorstwa, zarówno zarządzającymi, jak i zarządzanymi. Ważne jest, aby schemat organizacyjny i podział zakresu obowiązków był znany i zrozumiały dla wszystkich. Podział pracy jest potrzebny dla pracowników wykonujących pracę (operacyjnych – blue collar) oraz pracowników organizujących pracę (zarządzających i specjalistów – white collar), ponieważ potrzebne są wzorce i dobre praktyki niezbędne do wykonywania pracy na poziomie podstawowym. Dzięki temu wszystkie zadania mają szansę być realizowane w sposób skuteczny i efektywny.

W organizacji posiadającej strukturę i systemy świadczące o działaniu zgodnym z koncepcją zarządzania procesowego niezbędne jest wprowadzenie zarządzania poprzez cele. Aby je wdrożyć, należy rozpocząć od ustalenia celów i wyników na możliwie jak najwyższym poziomie zarządzania przedsiębiorstwem. Następnie, cele ustalone na najwyższym poziomie organizacyjnym są kaskadowane na kolejne poziomy organizacyjne przedsiębiorstwa.

Ostatecznie w czterech obszarach tj. finansów, klientów, procesów oraz wzrostu i rozwoju tworzona jest, powiązana ze sobą i wzajemnie się wspierająca sieć celów. Jest to wykorzystanie Zbalansowanej Karty Wyników do zbalansowanego rozwoju organizacji. Wynikiem działań są udokumentowane cele dla wszystkich poziomów organizacyjnych przedsiębiorstwa zakomunikowane pracownikom przez przełożonych.

Dla prawidłowego funkcjonowania rozwijającej się firmy niezbędne są umiejętności liderów w zakresie planowania, organizowania i monitorowania zadań, a także motywowania pracowników. Liderzy powinni też umieć dostosowywać styl zarządzania do poziomu kompetencji i motywacji pracowników wykonujących swoje zadania. Szkolenie z zarządzania dla wszystkich liderów i potencjalnych liderów jest rozwiązaniem systemowym, które pozwala na standaryzację procesów zarządczych i przywódczych.

Działania w tym zakresie rozpoczynają się od badania aktualnego przepływu komunikacji w zespołach i między zespołami oraz w całej firmie. Badanie przeprowadzane jest w formie audytu, polegającego na uczestniczeniu w spotkaniach, które są organizowane w przedsiębiorstwie. W wyniku takiego audytu sporządza się aktualny schemat komunikacji oraz schemat przyszły, który należy wprowadzić, aby komunikacja była bardziej systematyczna, a przez to bardziej skuteczna, dzięki zwiększeniu wiedzy pracowników na temat aktualnie realizowanych zadań oraz tego, co się dzieje w firmie.

Dla większości firm jednym z podstawowych wyzwań jest realizowanie skutecznej strategii rozwoju. Zbudowanie takiej strategii powinno opierać się na znajomości aktualnych potrzeb klientów i sytuacji wewnętrznej przedsiębiorstwa. W dzisiejszych czasach każda organizacja, aby przetrwać, musi się rozwijać. Zatrzymanie rozwoju oznacza w krótszej lub dłuższej perspektywie zniknięcie, lub ciągłe zmniejszanie się organizacji.

Przywództwo w organizacji wiąże się z podjęciem roli osoby stojącej na jej czele i wzięcie na siebie odpowiedzialności za jej funkcjonowanie. Organizację można porównać do żywego organizmu i jak żywy organizm ma ona swoje potrzeby oraz może działać dynamicznie lub pasywnie. Świadomi przywódcy potrafią rozważać i na bieżąco działać w celu zwiększania dynamiki działania. Każde rozważanie może odbywać się z wykorzystanie określonej liczby czynników i określonej liczby interakcji pomiędzy tymi czynnikami. Najwyższa świadomość przywódcza wiąże się z nieliniowością procesów myślowych, z kreatywnością i innowacyjnością.

Proponowane mierniki do badania bieżącego poziomu skuteczności organizacyjnej pozwalają na dość precyzyjne określenie, na jakim poziomie dana organizacja się znajduje i pomagają wskazać, jakie są możliwe kolejne kroki w celu zwiększania jej skuteczności i stabilności. Dzięki uniwersalności mierników możliwe jest zastosowane ich praktycznie w każdej organizacji oraz dokonanie autooceny dotyczącej poziomu skuteczności organizacyjnej. Dla każdego przedsiębiorcy może to być pierwszy, większy krok w drodze do osiągnięcia sukcesu firmy.